Szablony e-mail – jak wykorzystać je do zwiększenia produktywności?

Produktywność to jeden ze wskaźników najlepiej oddający jakość pracy. Dlatego aby ją poprawić, warto skorzystać narzędzi 4Hero usprawniających lub przyspieszających wykonywanie codziennych czynności. Jednym z najnowszych są szablony wiadomości e-mail. Czy mogą być przydatne w biznesowej codzienności? Zapraszamy do przeczytania poniższego artykułu.

Czy poczta e-mail odpowiada za spadek produktywności?

Firmowa skrzynka e-mail to jeden z największych pożeraczy czasu. Ilość spływających dziennie wiadomości liczona jest w dziesiątkach a nawet setkach sztuk. Musisz je przejrzeć, ocenić pod kątem przydatności, a następnie w razie potrzeby odpowiednio zareagować. Dodajmy do tego e-maile wysyłane samodzielnie, z których każdy z osobna należy odpowiednio przygotować, co również wykrawa cenne minuty z dnia pracy.

Im więcej czasu schodzi na zarządzanie korespondencją, tym mniej go mamy na inne prowadzone przez nas projekty. A to skutkuje spadkiem produktywności, opóźnieniami, próbą nadrobienia ich przez dłuższą pracę a w konsekwencji nerwami i zmęczeniem psychicznym. Czy istnieje narzędzie, które jest w stanie przynajmniej odrobinę odciążyć nas w tym zakresie?

Szablony e-mail – jak za ich pomocą przyspieszysz wysyłanie e-maili?

Rozwiązaniem jest system CRM obsługujący pocztę firmową z funkcją tworzenia szablonów wiadomości e-mail. Taką opcję wprowadziliśmy w ostatnich dniach w CRM 4Hero, pozwalając stworzyć dowolną ilość szablonów na każdą okazję.

Jak możesz wykorzystać to w praktyce?

Szablony e-mail mają bardzo szerokie spektrum zastosowań. Trzy najpopularniejsze to:

  • szablon wiadomości jako autoresponder: wiadomość wysyłana automatyczne w odpowiedzi na otrzymany e-mail, np. w momencie złożenia zamówienia, lub wypełnienia formularza kontaktu na stronie firmowej,
  • szablon wiadomości dla czynności powtarzalnych: wysyłany ręcznie, lecz zawierający wszystkie niezbędne informacje związane z projektem, np. informacja o przyjęciu zamówienia i kolejnych krokach związanych z jego realizacją, wiadomość o zakończeniu konkretnego etapu lub zamknięciu całego projektu z prośbą o odbiór i podpisanie protokołu itp.
  • ustandaryzowany szablon najczęściej wysyłanych wiadomości: wiadomość przygotowana dla konkretnych, regularnie występujących zdarzeń, np. przygotowany e-mail z materiałami marketingowym lub stworzona przez handlowca wiadomość pozwalająca na wysyłkę formularza zamówienia lub wzoru umowy.

Szablony e-mail to narzędzie pozwalające na dopasowanie do specyfiki pracy konkretnej firmie, z uwzględnieniem wszelkich zachodzących w niej procesów biznesowych. 

Jakie możliwości posiadają szablony e-mail w 4Hero?

Każde rozwiązanie, które pozwala skrócić czas wykonywania konkretnych czynności jest mile widziane w biznesie. Wykorzystanie szablonów e-mail w codziennej pracy pozwala zaoszczędzić naprawdę sporą ilość cennych minut, które pracownicy zwykle spędzają na redagowaniu i wysyłaniu wiadomości pocztowych. Raz przygotowane wersje wiadomości posiadają oczywiście możliwość edycji, dzięki czemu wprowadzony wcześniej tekst jesteś w stanie modyfikować dopasowując go do specyficznych sytuacji.

Dodatkowo stworzenie każdego szablonu jest w 4Hero niezwykle łatwe. Dokonać tego można poprzez wygodny w obsłudze edytor WYSIWYG, gdzie wprowadzimy nie tylko treść, ale również sformatujemy ją oraz dodamy elementy graficzne.

Szablony e-mail w 4Hero obsługują również szereg zmiennych, dzięki czemu jesteśmy w stanie odpowiednio je spersonalizować już na etapie tworzenia.

Aby ustawić szablon wiadomości e-mail należy:

  • zalogować się do 4Hero,
  • w Menu po lewej stronie wybrać opcję Szablony e-mail (w sekcji Konfiguracja) (1),
  • na liście szablonów wybrać przycisk Nowy (2),

  • wpisać nazwę szablonu (3),
  • zaznaczyć checkbox Aktywny (4) w celu aktywacji szablonu,
  • stworzyć szablon przy pomocy edytora WISIWYG (5), w trakcie edycji możemy dodać do niego odpowiednie zmienne (6)
  • zapisać szablon lub anulować tworzenie wybierając odpowiednio przyciski Dodaj lub Powrót (7),

  • szablon możemy wybrać w oknie tworzenia wiadomości e-mail klikając w przycisk Szablony (8), a następnie wybierając jego nazwę z listy.

Nie masz jeszcze konta w 4Hero? Załóż teraz darmowe 30-dniowe konto testowe i sprawdź, co potrafi nasz CRM!

Podziel się tym postem


Newsletter

Zapisz się, aby otrzymywać na bieżąco informacje o nowych artykułach.

O nas

Jesteśmy praktykami sprzedaży i pasjonatami zwiększania swojej efektywności. Lubimy, gdy udaje nam się ulepszać tak, aby można było osiągnąć więcej, lub napracować się mniej. Idealnie, gdy uda się połączyć obie te korzyści.